FUNCIONALIDAD DEL MODO DE CONDUCCIÓN PRIVADA/EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

Permitir a los empleados conducir vehículos de la empresa por motivos personales es una práctica muy extendida. Es una ventaja atractiva para los empleados, que ayuda a los propietarios de las empresas a contratar personal cualificado y a aumentar su competitividad. Pero, ¿cómo supervisar y gestionar eficazmente este proceso, generar informes y evitar un mal uso del vehículo sin problemas? Para ayudar a las empresas en esta tarea, Teltonika Telematics ha desarrollado un modo especial de rastreo por GPS.

EL RETO

Es una práctica bastante habitual en muchas pequeñas y medianas empresas de la mayoría de los países del mundo permitir a los propietarios y empleados conducir autos, camiones o furgonetas de la empresa por motivos personales. Por ejemplo, para desplazarse entre el hogar y el trabajo con regularidad; permitir traslados no relacionados con el propósito de la organización, el trabajo o el comercio (por ejemplo, ir al hospital, centro comercial, a un funeral); utilizar un vehículo en vacaciones o durante los fines de semana; incluso, permitir ocasionalmente que lo utilice alguien que no sea un empleado de la empresa, etc.

El uso de un vehículo de empresa se percibe a menudo como una ventaja atractiva para los empleados, ya que les evita la necesidad de poseer su propio vehículo y les permite ahorrar una cantidad sustancial de dinero o evitar la necesidad de pedir un préstamo para un auto. Las empresas que quieren atraer, contratar y mantener a los mejores y más brillantes miembros del personal pueden ofrecer incentivos como un vehículo de empresa como parte atractiva de un paquete de compensación.

Y aún hay más que considerar: cuando un empleado utiliza un vehículo de la empresa para uso personal, ello se convierte en un tributo imponible en algunos países y debe ser reportado a las autoridades. Si es así, debe haber alguna opción conveniente y fiable de generación de informes que evite el exceso de papeleo, los errores, las controversias y que sea aceptada por las autoridades competentes. Además, ¿cómo controlar y gestionar eficazmente un uso personal "justo" de los vehículos de la empresa? ¿Cuánto es demasiado y cómo puede usted, como propietario de un vehículo de empresa, saberlo con seguridad? En resumen, hay algunos casos de uso para esto:

• Rastrear a los empleados sólo durante las horas de trabajo habilitando algún tipo de Modo Privado después de las horas de trabajo/oficina.

  
  

• Rastrear en zonas específicas y excluir el rastreo de los empleados al entrar en zonas geográficas específicas (por ejemplo, áreas domésticas/residenciales).

  
  

Teniendo en cuenta todo lo anterior, aquí hay una pregunta - ¿cómo los propietarios de las empresas y los gestores de las flotas que permiten a los empleados conducir los vehículos de la empresa pueden controlar, supervisar y, si es necesario, restringir este proceso sin problemas? Para ayudar a las empresas y organizaciones con esto, aquí en Teltonika Telematics hemos desarrollado una solución bastante inteligente para esto en su firmware de rastreadores GPS – el Modo de Conducción Privada / Empresarial.

LA SOLUCIÓN

Entonces, ¿qué es un rastreador de modo privado/empresarial, cuáles son las mejores prácticas para utilizarlo y cómo obtener los máximos beneficios para su negocio?

El Modo de Conducción Privada/Empresarial es una función útil del rastreador GPS de Teltonika que hace posible que los conductores y/o la administración de la flota enmascaren temporalmente el rastreo de datos GPS del vehículo; es decir, que deshabiliten las coordenadas GPS con el clic de un botón. Las flotas corporativas pueden utilizar esta funcionalidad para acomodar fácilmente las situaciones en las que los empleados (conductores) requieren intervalos de privacidad mientras usan un vehículo de la empresa. Además, los trabajadores autónomos pueden convertir fácilmente su propio coche en un activo empresarial.

Cómo funciona: cuando se activa el Modo de Conducción Empresarial, el diario electrónico del rastreador GPS de Teltonika sigue rastreando y registrando todos los eventos preconfigurados del vehículo automáticamente, y enviando los datos a un servidor dedicado. Si se ha activado el Modo de Conducción Privada, los cálculos del odómetro (opcional) y algunos otros eventos NO serán registrados (también conocido como Enmascaramiento de Datos GPS). Además, este modo permite a las empresas europeas cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE.

El dispositivo FMP100 se adapta perfectamente al modo de conducción privada. Es el único de nuestros dispositivos que tiene un botón, por lo que un conductor puede activar la función en unos pocos segundos. Además, el modo se puede activar de varias formas alternativas (también conocidas como Triggers), como el comando GPRS/SMS, el comando Bluetooth® 4.X LE o la aplicación móvil Teltonika BTAPP.

Cuando se configura un rastreador, hay tres opciones de enmascaramiento de datos GPS:

• Normal - no se realizan cambios en los datos GPS y en los elementos GSM. Todos ellos serán rastreados según la configuración de un dispositivo.

  
  

• Datos enviados como Cero - envía los datos GPS como `0` a un servidor los siguientes elementos I/O: latitud, longitud, altitud, número de satélites, parámetros `ID de celda GSM` y `Código de área GSM`. Si se elige esta opción y se activa el modo de conducción privada, la marca de seguimiento del vehículo desaparecerá del mapa en el software de localización automática de vehículos hasta que se vuelva a cambiar al modo de conducción empresarial.

  
  

• Última posición conocida - la última posición GPS conocida del rastreador justo antes de entrar en el Modo Privado será enviada en cada registro a un servidor, el `ID de celda GSM`, el `Código de Área GSM`, los elementos I/O se enviarán como ‘O’ a un servidor. En este caso, la marca de rastreo del vehículo permanecerá estacionaria, mostrando la última posición conocida en el mapa hasta que el modo se cambie de nuevo al Modo de Conducción Empresarial.

  
  

Para atender aún mejor las necesidades de la empresa, este modo cuenta con una práctica función de configuración de la programación semanal que permite preestablecer y automatizar la rutina de activación/desactivación del estado privado/empresarial y activar la luz LED, que también está integrada en el FMP100, para indicar al conductor que el modo está en funcionamiento y algunos otros ajustes útiles.

Tenga en cuenta que, si se preconfigura como corresponde, el Modo de Conducción Privada puede desactivarse automáticamente en cualquier dispositivo GPS de Teltonika en caso de remolque, desenchufe, detección de choque y si se cumplen las condiciones de geocerca automática, y se activa este escenario. De esta manera, el propietario de un vehículo se beneficiará de todas las funciones de seguridad del rastreador y seguirá siendo un objetivo menos atractivo para los ladrones de automóviles, sea cual sea el modo que elija el conductor.

Volviendo al reporte de uso de vehículos privados/empresariales y/o al resumen de estadísticas detalladas, cualquier informe requerido específico para las leyes y regulaciones fiscales de un país en particular o para las necesidades de gestión de flotas corporativas, debe ser implementado en un software desarrollado por la propia empresa o en plataformas de proveedores de servicios telemáticos basadas en los datos de eventos y elementos I/O del rastreador GPS de Teltonika.

TOPOLOGÍA

BENEFICIOS

• Control y gestión del uso de vehículos privados/empresariales sin complicaciones para flotas de cualquier tamaño - modo de conducción privada/empresarial fácil de usar y precisa, con automatización de la configuración del horario semanal y múltiples opciones de activación del modo para satisfacer las necesidades de una empresa.

  
  

• Fomenta la disciplina de los conductores y estimula los hábitos deseables de uso del vehículo - el seguimiento y la supervisión rutinaria y constante del personal de la flota, en combinación con un sistema de motivación adecuado, optimizarán este procedimiento. Todos los conductores son responsables, ya no hay usos indebidos ni conjeturas.

  
  

• Mantiene a las empresas en cumplimiento con las leyes y regulaciones fiscales locales - si es aplicable, los informes requeridos pueden ser generados oportunamente y enviados a las autoridades locales apropiadas con un clic del botón, evitando así el papeleo innecesario, los errores, las sanciones por la presentación de informes inexactos o tardíos.

  
  

HISTORIA DE ÉXITO

En los Países Bajos, un proveedor de soluciones GPS integrales para los mercados empresarial y de consumo se enfrentó al reto de proporcionar a sus clientes una forma más eficaz de gestionar el kilometraje privado y profesional de sus flotas. La mayoría de las empresas y profesionales autónomos consideraban que el proceso manual de registro del kilometraje era todo un reto, lo que provocaba confusión, errores, pérdida de tiempo en papeleo y posibles problemas fiscales.

Para solucionarlo, la empresa eligió el rastreador FMM130 de Teltonika con funcionalidad de modo de conducción privado/empresarial. Combinado con su propio software, crearon una solución completa para automatizar y realizar un seguimiento preciso de los viajes. Como resultado, ahora los empleados pueden cambiar fácilmente de un modo a otro a través de la aplicación de software de la empresa, garantizando el procesamiento correcto de los datos. Esto ha reducido el tedioso papeleo, ha ahorrado tiempo y ha ayudado a los clientes a cumplir la normativa fiscal, haciendo que las operaciones diarias sean mucho más fáciles y menos propensas a errores.

¿POR QUÉ TELTONIKA?

El modo de conducción privado/empresarial, bien pensado, práctico y fácil de usar, y una amplia gama de dispositivos GPS de indudable calidad a elegir del catálogo de Teltonika Telematics, beneficiarán sin duda a cualquier flota de empresa de cualquier país del mundo.

Teltonika es el lugar adecuado para conseguir todo lo que necesita para triunfar: una impresionante variedad de rastreadores GPS, accesorios y soluciones. Investigamos, diseñamos, desarrollamos, fabricamos, innovamos, suministramos productos y proporcionamos un servicio de atención al cliente impecable a nuestros clientes y socios comerciales en más de 160 países de todo el mundo.

Muchos años de experiencia y un enfoque innovador, un amplio conocimiento del mercado mundial, una calidad de producto ejemplar, unas modernas instalaciones de producción con líneas de montaje robotizadas automatizadas y un servicio de atención al cliente a la altura de sus expectativas nos confieren una ventaja competitiva y hacen de Teltonika un socio comercial de elección.