SUIVI ET IDENTIFICATION AUTOMATISÉS DU TEMPS DE TRAVAIL DES CONDUCTEURS

INTRO

Malgré l'évolution rapide des technologies et la multitude de logiciels de gestion du temps, les feuilles de temps papier traditionnelles restent très répandues parmi les chauffeurs et les entreprises du monde entier, engendrant désordre et malentendus. Pour remédier à ce problème et créer de nouvelles opportunités de marché, Teltonika présente une solution automatisée de mesure du temps utilisant un traceur GPS et la technologie 1-Wire.

DÉFI

Dans la plupart des entreprises du monde entier, il est courant de responsabiliser les employés en enregistrant, en suivant et en analysant leurs heures de travail d'une manière ou d'une autre. Cela peut se faire par le biais de feuilles de temps papier, de registres de temps, de logiciels de gestion des effectifs, de pointeuses, etc.

En ce qui concerne les conducteurs de flottes d'entreprise et les travailleurs ou sous-traitants utilisant des véhicules dans les secteurs de la construction, de la foresterie, de l'agriculture, de la santé, du commerce de détail, de la fabrication et des industries similaires, les feuilles de temps papier sont encore largement utilisées aujourd'hui.

Cependant, cette méthode traditionnelle « papier et stylo » présente plusieurs inconvénients majeurs : les employés peuvent effectuer la procédure quotidienne avec quelques jours de retard, voire l'oublier complètement ; les fautes d'orthographe, l'écriture illisible, les inexactitudes et même la malhonnêteté sont fréquentes ; les feuilles de papier peuvent être perdues ou remises au service de la paie trop tard pour la période comptable concernée. En résumé, cette approche traditionnelle est chronophage, peu pratique et sujette aux erreurs.

Pour relever ce défi considérable et aider les gestionnaires de flottes d'entreprise à assurer le bon fonctionnement de leur activité, Teltonika propose une solution pratique et actuelle : un système automatisé de mesure du temps de travail des conducteurs utilisant des traceurs GPS montés sur les véhicules et les accessoires nécessaires.

SOLUTION

Cette méthode repose sur le système de communication 1-Wire, qui associe une carte d'identification par radiofréquence (RFID) sans contact, un lecteur RFID 1-Wire et un traceur GPS Teltonika compatible avec la communication 1-Wire. Chaque carte RFID possède un numéro d'identification unique de 64 bits, programmé en usine, utilisé pour l'authentification du conducteur et l'horodatage électronique précis.

Il est également possible d'utiliser un iButton portable en acier inoxydable (aussi appelé clé Dallas) à la place d'une carte RFID, mais le principe de fonctionnement reste le même. À titre d'exemple, pour ce cas d'utilisation, nous choisissons la RFID. Concrètement, un lecteur RFID 1-Wire doit être installé sur le tableau de bord du véhicule et connecté à un appareil FM .

Fonctionnement : chaque employé-conducteur mobile reçoit une carte RFID. Au début de son service, il doit s’authentifier en approchant sa carte RFID d’un lecteur 1-Wire. Si l’authentification est réussie, la date et l’heure de début de service sont enregistrées électroniquement, et le contact est mis. L’employé peut alors démarrer son service.

En revanche, si l'authentification échoue, le contacteur d'allumage restera déconnecté afin d'éviter tout dysfonctionnement. À la fin du service, lorsque le conducteur a terminé sa journée, sa carte RFID doit être de nouveau présentée à un lecteur RFID 1-Wire pour générer un tampon électronique de fin de service. Le contacteur d'allumage du véhicule peut alors être définitivement coupé. Ce même principe s'applique aux pauses déjeuner, thé et autres interruptions pendant les heures de travail.

Il convient de noter que, selon les besoins de l'entreprise et les spécificités du projet, l'authentification du conducteur peut être activée ou désactivée dans la section « Fonctionnalités » des paramètres de configuration du traceur. De plus, différents scénarios de notification de lecture iButton peuvent être configurés en activant l'une des commandes de sortie DOUT 1 ou DOUT 2 et sa durée (voir l'image ci-dessous). Par exemple, le signal DOUT peut être utilisé pour informer un conducteur que l'authentification a réussi et que l'accès lui a été accordé.

Bonne nouvelle ! Une méthode alternative de suivi du temps est disponible, simple et automatisée grâce à la fonction « Compteur de temps passé contact » du traceur Teltonika. Ce système comptabilise le temps passé contact allumé à la seconde près (voir l’image ci-dessous). En combinant cette fonction avec d’autres données de suivi du véhicule (localisation, vitesse, géorepérage, etc.), les gestionnaires de flottes et les chefs d’entreprise peuvent obtenir des rapports précis sur les heures de travail et l’activité de leurs employés et conducteurs. Ce compteur horaire est également appelé « horomètre » .

L'avantage principal de cette solution réside dans sa simplicité et son faible coût d'installation. Aucun accessoire supplémentaire n'est requis, aucun perçage du tableau de bord n'est nécessaire et les cartes d'identification ne sont plus perdues. Cette fonctionnalité est disponible dans le firmware de base Teltonika, à partir de la version 03.27.XX.

Grâce aux nombreuses fonctionnalités du traceur GPS, toutes les données nécessaires et pertinentes pour une entreprise, telles que la localisation des véhicules de la flotte, les heures de travail des conducteurs, les temps de conduite, le kilométrage, la vitesse, la consommation de carburant, etc., seront automatiquement suivies, enregistrées et envoyées au serveur dédié à des fins de suivi, d'analyse, de calcul des salaires et de reporting.

De plus, si un même véhicule est partagé entre plusieurs conducteurs, cette solution permet de suivre chacun d'eux individuellement, de calculer les données pertinentes et de mesurer leur productivité (ou tout autre indicateur clé de performance) sur la période définie. Ainsi, l'ensemble du personnel mobile reste pleinement responsable, en temps réel et sans contrainte, sans paperasserie, sans erreurs humaines, sans litiges ni retards, ce qui améliore incontestablement l'efficacité et la rentabilité de l'entreprise.

S’appuyant sur le dispositif Teltonika FM et ses accessoires, ainsi que sur un système de collecte de données complet et un logiciel tiers dédié, cette méthode permet le calcul automatique et précis des déductions pour la pause déjeuner, des congés, des arrêts maladie, des heures supplémentaires, des temps d’arrêt, des temps de trajet vers un chantier, des frais associés, des indemnités, l’évaluation de la discipline des employés, etc. De plus, les responsables de projet et de flotte autorisés peuvent accéder à ces données via PC, tablette ou smartphone, ce qui rend le système encore plus pratique et convivial.

TOPOLOGIE

AVANTAGES

• Suivi, contrôle et gestion automatisés et simplifiés du temps de travail des conducteurs : une méthode de pointage précise et facile à utiliser, basée sur la technologie 1-Wire, les traceurs GPS pour véhicules et les accessoires compatibles. Accessible à tout moment et en tout lieu sur PC, tablette et smartphone.

  
  

• Responsabilité totale, aucune paperasserie ni frais administratifs RH : les données de temps de travail, essentielles à la gestion des entreprises, sont suivies, enregistrées et analysées en temps réel au format électronique. Les conducteurs sont responsabilisés, fini les utilisations abusives des véhicules, les fraudes, les erreurs coûteuses et les feuilles de temps papier illisibles.

  
  

• Renforce la discipline des équipes mobiles, encourage de bonnes habitudes d'utilisation des véhicules et une éthique de travail irréprochable : le suivi et le contrôle constants des routines du personnel de la flotte, associés à un système de motivation approprié, optimiseront le flux de travail et ses coûts d'exploitation pour les flottes et les projets de toutes tailles.

  
  

• Permet aux entreprises de se conformer aux lois et réglementations fiscales locales : le cas échéant, les rapports de flux de travail requis peuvent être générés et soumis en temps voulu aux autorités locales d’un simple clic, évitant ainsi les saisies manuelles fastidieuses et chronophages, les erreurs et les pénalités pour dépôt de rapports inexacts ou tardifs.

  
  

• Les nombreuses fonctionnalités du traceur GPS Teltonika répondent aux besoins des entreprises : configuration flexible, multiples scénarios d’utilisation et avantages, détections pratiques telles que l’excès de vitesse, le ralenti excessif, le débranchement, le remorquage et les accidents, contribuant ainsi à compléter la mesure du temps et à optimiser la gestion de flotte, à réduire ses coûts d’exploitation et à améliorer le retour sur investissement.

  
  

POURQUOI TELTONIKA ?

Chez Teltonika, l'innovation s'allie à la praticité pour proposer des solutions automatisées de suivi et d'identification du temps de conduite, conçues pour optimiser la gestion des flottes modernes. Notre technologie innovante simplifie la conformité et rationalise les processus, réduisant ainsi considérablement les risques d'erreur humaine et améliorant l'efficacité globale des flottes. Les entreprises partenaires de Teltonika bénéficient d'analyses de données en temps réel, favorisant une culture de transparence et d'efficacité à tous les niveaux de la gestion de flotte.

Au-delà de la technologie et d'une gamme de produits diversifiée, ce qui distingue Teltonika, c'est notre engagement envers la réussite de nos clients. Nos experts chevronnés vous accompagnent pour que vos opérations de flotte bénéficient en permanence des meilleures pratiques et de solutions télématiques personnalisées. Choisissez Teltonika et offrez à votre flotte les outils et la sérénité nécessaires pour une conduite plus intelligente, plus sûre et plus rentable.