FONCTIONNALITÉS DU MODE DE CONDUITE PRIVÉ/PROFESSIONNEL

INTRO

Autoriser les employés à utiliser les véhicules de l'entreprise à des fins personnelles est une pratique courante. Cet avantage attractif permet aux entreprises de recruter des profils qualifiés et d'accroître leur compétitivité. Mais comment contrôler et gérer efficacement ce processus, générer des rapports et prévenir tout usage abusif des véhicules en toute simplicité ? Pour accompagner les entreprises dans cette démarche, Teltonika Telematics a développé un système de suivi GPS dédié.

DÉFI

Dans de nombreuses PME à travers le monde, il est courant d'autoriser les dirigeants et les employés à utiliser les voitures, camions ou fourgonnettes de l'entreprise à des fins personnelles. Par exemple, pour les trajets domicile-travail réguliers ; pour des déplacements sans lien avec l'activité de l'entreprise (hôpital, centre commercial, funérailles, etc.) ; pour utiliser le véhicule pendant les vacances ou les week-ends ; voire même occasionnellement pour une personne extérieure à l'entreprise, etc.

L'utilisation d'une voiture de fonction est souvent perçue comme un avantage attractif pour les employés, leur évitant de posséder leur propre véhicule et leur permettant ainsi de réaliser des économies substantielles ou d'éviter de contracter un prêt automobile. Les entreprises qui souhaitent attirer, recruter et fidéliser les meilleurs talents peuvent proposer des avantages tels qu'un véhicule de fonction comme composante attractive de leur rémunération.

Il y a d'autres éléments à prendre en compte : lorsqu'un employé utilise un véhicule de société à des fins personnelles, cela est imposable dans certains pays et doit être déclaré aux autorités. Le cas échéant, il est indispensable de disposer d'une solution de déclaration simple et fiable, évitant la paperasserie excessive, les erreurs et les litiges, et acceptée par les autorités compétentes. Par ailleurs, comment contrôler et gérer efficacement l'utilisation personnelle « équitable » des véhicules de société ? Où se situe la limite et comment, en tant que propriétaire d'un véhicule de société, la déterminer avec certitude ? En résumé, voici quelques cas d'utilisation :

• Suivez les employés uniquement pendant leurs heures de travail en activant un mode privé après les heures de travail/de bureau.

  
  

• Suivi dans des zones spécifiques et exclusion du suivi des employés lorsqu'ils entrent dans des zones géographiques spécifiques (par exemple, zones résidentielles).

  
  

Compte tenu de ce qui précède, une question se pose : comment les chefs d’entreprise et les gestionnaires de flottes autorisant leurs employés à conduire des véhicules de société peuvent-ils surveiller, superviser et, si nécessaire, limiter ce processus facilement ? Pour aider les entreprises et les organisations dans cette démarche, Teltonika Telematics a développé une solution particulièrement efficace : le mode de conduite privé/professionnel intégré au micrologiciel de ses traceurs GPS.

SOLUTION

Alors, qu'est-ce qu'un tracker en mode privé/professionnel, quelles sont les meilleures pratiques pour l'utiliser et comment en tirer le maximum d'avantages pour votre entreprise ?

Le mode de conduite privée/professionnelle du traceur GPS Teltonika est une fonctionnalité pratique qui permet aux conducteurs et/ou aux gestionnaires de flotte de masquer temporairement le suivi GPS du véhicule, autrement dit, de désactiver les coordonnées GPS d'un simple clic. Les flottes d'entreprise peuvent utiliser cette fonctionnalité pour gérer facilement les situations où les employés (conducteurs) ont besoin de moments de confidentialité lorsqu'ils utilisent un véhicule de fonction. De plus, les travailleurs indépendants peuvent facilement transformer leur véhicule personnel en outil de travail.

Fonctionnement : lorsque le mode Conduite professionnelle est activé, le carnet de bord électronique du traceur GPS Teltonika enregistre automatiquement tous les événements préconfigurés du véhicule et envoie les données à un serveur dédié. Si le mode Conduite privée est activé, le calcul du kilométrage (optionnel) et certains autres événements ne seront pas enregistrés (masquage des données GPS). Ce mode permet également aux entreprises européennes de se conformer au Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’UE .

Le dispositif FMP100 est parfaitement adapté au mode de conduite privée. C'est le seul appareil de notre gamme doté d'un bouton permettant au conducteur d'activer cette fonction en quelques secondes. De plus, ce mode peut être activé par d'autres moyens (ou déclencheurs), tels que les commandes GPRS/SMS, Bluetooth® 4.X LE ou l'application mobile Teltonika BTAPP .

Lors de la configuration d'un traceur, trois options de masquage des données GPS sont disponibles :

• Normal : aucune modification n’est apportée aux données GPS et GSM. Le suivi sera effectué conformément à la configuration de l’appareil.

  
  

• Données envoyées comme zéro : les données GPS sont envoyées comme « 0 » à un serveur avec les éléments d’entrée/sortie suivants : latitude, longitude, altitude, nombre de satellites, identifiant de cellule GSM et code de zone GSM. Si cette option est sélectionnée et que le mode de conduite privée est activé, le marqueur de suivi du véhicule disparaît de la carte dans le logiciel de géolocalisation automatique jusqu’à ce que le mode de conduite professionnelle soit réactivé.

  
  

• Dernière position connue : la dernière position GPS enregistrée juste avant le passage en mode privé sera envoyée à un serveur pour chaque enregistrement. L’identifiant de cellule GSM et l’indicatif régional GSM, ainsi que les éléments d’entrée/sortie, seront envoyés avec la valeur « 0 ». Dans ce cas, le marqueur de suivi du véhicule restera fixe, affichant sa dernière position connue sur la carte jusqu’au retour en mode de conduite professionnel.

  
  

Pour mieux répondre aux besoins de l'entreprise, ce mode dispose d'une fonctionnalité pratique de paramètres de planification hebdomadaire permettant de prérégler et d'automatiser la routine d'activation/désactivation du statut privé/professionnel et d'activer la LED, également intégrée au FMP100, pour indiquer au conducteur que le mode est opérationnel, ainsi que d'autres paramètres pratiques.

Veuillez noter que, si l'appareil est préconfiguré en conséquence, le mode de conduite privée peut être automatiquement désactivé sur tout GPS Teltonika en cas de remorquage, de débranchement ou de détection d'accident, et si les conditions de géorepérage automatique sont remplies et que ce scénario est déclenché. Ainsi, le propriétaire du véhicule bénéficiera de toutes les fonctions de sécurité du traceur et son véhicule restera une cible moins attrayante pour les voleurs, quel que soit le mode choisi par le conducteur.

Pour en revenir aux rapports d'utilisation des véhicules privés/professionnels et/ou aux résumés statistiques détaillés, tous les rapports requis spécifiques aux lois et réglementations fiscales d'un pays particulier ou aux besoins de gestion de flotte d'entreprise doivent être mis en œuvre dans le logiciel développé par l'entreprise ou sur les plateformes des fournisseurs de services télématiques basées sur les données des événements et des éléments d'E/S du traceur GPS Teltonika.

TOPOLOGIE

AVANTAGES

• Gestion et suivi simplifiés de l'utilisation privée/professionnelle des véhicules pour les flottes de toutes tailles - Mode de conduite privée/professionnelle facile à utiliser et précis avec automatisation des paramètres de planification hebdomadaire et plusieurs options d'activation de mode pour répondre aux besoins de l'entreprise.

  
  

• Ce système renforce la discipline des conducteurs et encourage de bonnes pratiques d'utilisation des véhicules . Un suivi et un contrôle réguliers du personnel de la flotte, associés à un système de motivation adapté, optimiseront cette procédure. Chaque conducteur est responsable ; fini les abus et les approximations.

  
  

• Permet aux entreprises de se conformer aux lois et réglementations fiscales locales : le cas échéant, les rapports requis peuvent être générés et soumis en temps voulu aux autorités locales compétentes d’un simple clic, évitant ainsi la paperasserie inutile, les erreurs et les pénalités pour dépôt de rapports inexacts ou tardifs.

  
  

HISTOIRE À SUCCÈS

Aux Pays-Bas, un fournisseur de solutions GPS complètes pour les entreprises et les particuliers était confronté au défi de proposer à ses clients une méthode plus efficace de gestion de leurs flottes. La plupart des entreprises et des travailleurs indépendants jugeaient le processus manuel d'enregistrement des kilomètres complexe, source de confusion, d'erreurs, de paperasserie chronophage et de problèmes fiscaux potentiels.

Pour résoudre ce problème, l'entreprise a opté pour le traceur Teltonika FMM130 doté des modes de conduite privée et professionnelle. Associé à son propre logiciel, ce dispositif a permis de créer une solution complète pour automatiser et suivre précisément les trajets. Grâce à l'application interne, les employés peuvent désormais basculer facilement entre les modes, garantissant ainsi un traitement correct des données. Cette solution a permis de réduire les tâches administratives fastidieuses, de gagner du temps et d'aider les clients à se conformer à la réglementation fiscale, simplifiant ainsi considérablement les opérations quotidiennes et réduisant les risques d'erreur.

POURQUOI TELTONIKA ?

Le mode de conduite privé/professionnel, bien conçu, pratique et facile à utiliser, ainsi que la vaste gamme d'appareils GPS de qualité irréprochable proposés dans le catalogue Teltonika Telematics, seront sans aucun doute bénéfiques à toute flotte d'entreprise, quelle que soit sa taille et dans n'importe quel pays du monde.

Teltonika est le partenaire idéal pour trouver tout ce dont vous avez besoin pour réussir : une gamme impressionnante de traceurs GPS, d’accessoires et de solutions. Nous assurons la recherche, la conception, le développement, la fabrication et l’innovation de nos produits, et offrons un service client irréprochable à nos clients et partenaires dans plus de 160 pays à travers le monde.

De nombreuses années d'expérience et une approche novatrice, une connaissance approfondie du marché mondial, une qualité de produit exemplaire, des installations de production modernes avec des lignes d'assemblage robotisées automatisées et un service client à la hauteur de vos attentes nous confèrent un avantage concurrentiel et font de Teltonika un partenaire commercial de choix.